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Comment bien choisir son service de télé-secrétariat en 2014 : nos conseils pour étudier les offres et déterminer vos besoins

Toute entreprise ou indépendant n’a pas le temps ou les moyens de gérer un standard téléphonique pour prendre note des messages et des rendez-vous. Pour solutionner ce problème, des sociétés proposent un service de télésecrétariat à distance. Comment choisir l’assistance complémentaire adaptée à ses besoins  et quelles questions se poser avant de signer le contrat?

Une prestation de secrétariat à distance qui privilégie le coût à l’appel au détriment du forfait

Il est important de sélectionner un service de secrétariat téléphonique adapté à ses besoins et à son budget. On pense, par exemple , au télé-secrétariat spécifique aux médecins. Côté tarifs, mieux vaut choisir une société flexible qui pratique la facturation à l’appel. Les petits indépendants, par exemple, ont peu d’intérêt à s’abonner à un forfait au mois. Leurs besoins évoluent en fonction des demandes des clients, parfois plus conséquentes d’une semaine à l’autre.

D’autres clients n’ont besoin de cette assistance que durant des horaires bien précis. En l’occurrence, certaines entreprises commerciales souhaitent dévier leurs appels téléphoniques uniquement durant les temps de midi ou en dehors des heures de bureau. Cette formule plus souple permet au client de ne payer que ce qu’il consomme en terme de service. Il bénéficie de ce fait d’une redevance mensuelle minimale et réalise de vraies économies.

Un accueil téléphonique à l’image du client, par des assistantes spécialisées

Dans des domaines sensibles comme les secteurs médical et para-médical, l’accueil téléphonique est primordial. Il est donc indispensable de préférer un service de télésecrétariat qui se veut à l’écoute du client. Voilà pourquoi l’équipe de secrétaires chargées de la réception des appels réagissent selon vos consignes. Les assistantes téléphoniques appliquent vos directives en cas d’urgence, scénarios précis ou demandes spécifiques.

Les prestations de télésecrétariat se doivent d’être adaptées sur-mesure à vos besoins et à l’image que vous souhaitez renvoyer. Dans cette optique, il est également préférable d’opter pour une société qui forme son personnel administratif aux différents types de professions qu’elle représente, et qui se spécialise dans un ou plusieurs domaines d’expertise (médical, immobilier, financier, etc).

Un contrat clair sur les prestations de secrétariat téléphonique à distance

Attention aux conditions et aux sous-conditions du contrat ! Il est important de bien saisir ce que comprend le package de télésecrétariat en termes de services et de coûts.

Dans le cas d’un contrat classique de prise en charge des appels téléphoniques et de l’agenda, la convention entre les deux parties comprend, en plus des coûts relatifs au service consommé:

•    Les frais de dossier et de mise en place de votre « cellule » de télé-secrétariat. Ces frais d’ouverture sont uniques et s’expliquent par le paramétrage de la nouvelle ligne téléphonique dans le central et de l’agenda en ligne nécessaire à la prise rendez-vous. Dans le cas de l’utilisation d’un logiciel spécifique pour l’accomplissement de cette dernière tâche, comme Buromobminder par exemple, l’entreprise de service peut vous proposer une formation également comprise dans les frais de dossier. Ce cours d’une heure et demie est destiné à vous apprendre à suivre en direct la planification simultanée de vos réunions ou consultations sur votre tablette, PC et Smartphone.

•    La redevance mensuelle : Ce tarif comprend généralement l’utilisation du logiciel de planification de rendez-vous on-line, les coûts relatifs à la déviation ainsi que l’accès à la ligne téléphonique mise en place et à l’assistance informatique. Un service de rappel des rendez-vous par SMS peut également être compris dans cette charge mensuelle.

Soyez vigilants à propos des conditions de déviation des appels. Une fois le contrat signé, la société de télé-secrétariat peut choisir de devenir de facto propriétaire de votre numéro.  Vous devrez alors changer celui-ci si vous cessez de faire appel à ses services. Un détail qui a son importance pour les professions médicales où la relation patient-médecin repose sur des habitudes et la confiance.

Un service de déviation des appels  rapidement mis en place

Choisissez un prestataire qui est désireux de vous rencontrer en personne pour décider d’une concrétisation rapide et effective des services d’agenda et de la ligne téléphonique. Une société sérieuse activera en moyenne la mise en place du service une semaine après la signature du contrat. Là encore, en fonction de l’urgence de la situation, un service d’assistance téléphonique se doit d’être flexible et à l’écoute du client.

Un besoin urgent de déléguer votre secrétariat téléphonique à des professionnels ? Contactez-nous !

Pour obtenir un devis gratuit ou des informations complémentaires concernant la mise en place d’un service de télésecrétariat à distance, contactez l’équipe de professionnels de Burogest. Nous nous ferons un plaisir d’accéder à votre demande ou de répondre à vos questions.