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Organisation d’un séminaire pharmaceutique en centre d’affaires à Namur

Spécialisé dans la location d’espaces pour des séminaires d’entreprise ou des réunions de travail à Namur, Burogest a récemment organisé un colloque médical. Découvrez l’offre proposée à ce client pour l’organisation de son évènement professionnel dans notre business center.

Colloque professionnel et exposition de matériel en une journéeConférence organisée en centre d'affaires à Namur

À la demande d’un hôpital de la région, Burogest a organisé un colloque pharmaceutique fin de l’année 2016. Cet évènement commercial a regroupé de nombreux participants et sponsors médicaux. Le client souhaitait disposer du centre d’affaires d’une part pour tenir des conférences et d’autre part pour une exposition de matériel de cardiologie. Se déroulant en une journée, la mise en place d’une telle assemblée a nécessité une organisation minutieuse de la part de notre business center namurois.

Solution proposée par Burogest pour ce séminaire

Expérimentées dans le service de location de salles de réunion, les équipes de Burogest ont proposé une solution sur-mesure pour ce séminaire particulier. Nous avons mis en place une organisation spécifique au besoin du client. Notre expertise nous a permis d’adapter la demande afin que cette journée se déroule dans de bonnes conditions. Le centre d’affaires a été privatisé pour l’occasion et divers aménagements ont été réalisés.

Accompagnement sur-mesure pour cette réunion de travail en centre d’affaires

Pour la bonne tenue de cette assemblée professionnelle, notre mot d’ordre a été l’organisation. En effet, outre la location du business center, Burogest met un point d’honneur à proposer un service de qualité de A à Z. Nous nous sommes donc occupés de l’organisation pratique de ce colloque médical en conseillant le client sur les meilleures options.

Configuration flexible du business center de Namur

Étant donné le nombre important de participants à ce séminaire, nous avons proposé au client l’utilisation de l’espace restaurant pour l’exposition de matériel. Nos équipes ont aménagé cette zone pour accueillir les divers stands des sponsors. Une coordination avec les exposants a été nécessaire afin de déterminer leurs besoins (métrés et matériel spécifique). Les conférences se sont quant à elles déroulées dans des salles annexes agencées spécialement pour les présentations.

Restauration des participants de cette conférence

La réunion se déroulant du matin jusqu’en début de soirée, une formule de repas a été proposée grâce à notre business restaurant :

  • Accueil avec petit-déjeuner;
  • Pause en matinée avec boissons et en-cas ;
  • Lunch chaud en buffet à midi ;
  • Pause en après-midi avec boissons et snacks ;
  • Verre de clôture.

Nous avons conseillé le client sur le timing, souvent sous-estimé, de ces interruptions. En effet, en fonction du nombre de personnes et de la formule choisie, une pause plus ou moins longue doit être prévue afin de laisser à chacun le temps de se restaurer.

Mise à disposition de personnel et accompagnement durant le meeting

Un tel évènement professionnel en centre d’affaires nécessite des aménagements particuliers. Nous avons donc proposé au client :

  • Un espace parking réservé;
  • Une zone de vestiaire;
  • Un point d’accueil pour informer et guider les participants ;
  • Du personnel à disposition notamment pour placer les exposants et réceptionner le matériel ;
  • Plusieurs salles pour les diverses étapes de la journée ;
  • Du matériel didactique et technique (set d’écriture, multiprises, tables, …) ;
  • Un accès aux locaux la veille pour l’installation et la réception du matériel des stands ;
  • Un plan détaillé de la disposition de la salle réservée aux partenaires commerciaux.

Vous souhaitez organiser un évènement professionnel dans un business center en région namuroise ?

Contactez Burogest à Loyers (Namur). Nos spécialistes de la location d’espace pour entreprises et professionnels répondent à toutes vos demandes via le formulaire de contact en ligne.