Organiser vos réunions de dernière minute dans un business center : que faut-il savoir ?

Faire appel aux services d’un business center pour l’organisation d’un meeting imprévu entre collaborateurs est une solution avantageuse. Vous bénéficiez d’une offre complète, flexible et sur-mesure parallèlement à la location de votre salle de réunion. Découvrez les détails de cette formule pour entreprise dans cet article !

Location d’une salle pour une réunion de travail inattendue

Dans le cadre de votre activité professionnelle, il est possible de devoir planifier un évènement en express. Quel que soit votre imprévu (concertation d’urgence, salle indisponible…), des salles de réunion peuvent être louées jusque la veille de votre meeting dans de nombreux business center selon la disponibilité des lieux.

Qu’il s’agisse d’un séminaire, d’une formation, d’une conférence, d’une exposition ou d’un conseil d’administration, les centres d’affaires disposent de solutions flexibles qui s’adaptent à vos besoins. Afin d’effectuer une réservation efficace, il convient tout d’abord de se positionner sur certains détails pratiques :

• Type d’évènement professionnel ;
• Nombre de participants à la réunion ;
• Horaire d’occupation des lieux (location à l’heure, à la journée ou à la demi-journée) ;
• Matériel à prévoir pour le bon déroulement du meeting.

Équipement de base des espaces de séminaire pour entreprise

En plus de la location d’un espace de rencontre pour indépendants et collaborateurs, ce type de prestataire prend en charge l’organisation pratique de votre évènement de travail. Un équipement matériel de base est souvent inclus dans la formule de réservation. Celui-ci comprend généralement :

• La mise à disposition des chaises et tables ;
• La configuration de la salle en fonction du type de réunion et du nombre de participants ;
• Le personnel d’accueil et le support technique ;
• Un tableau blanc ou papier, des marqueurs, des aimants… ;
• Un ou plusieurs micros (sur table, pupitre ou sans fil) ;
• Des multiprises pour installer votre propre matériel ;
• Un pupitre ;
• Du matériel technique et informatique (ordinateur, lecteur CD ou DVD, projecteur, écran, ligne téléphonique…) ;
• Une connexion Internet filaire ou Wifi.

Matériels et prestations en option proposés par un business center

Certains centres d’affaires proposent un large éventail de matériels et de services en supplément afin de répondre à vos demandes et besoins spécifiques. Renseignez-vous sur ce qui peut être installé dans la salle de réception. Vous aurez sans doute le choix parmi ce type d’équipement ou de prestation :

• Ordinateur et écran ;
• Micros supplémentaires ;
• Estrade pour l’orateur, stands… ;
• Vestiaire pour les participants, espace de stationnement ;
• Fléchage ou indication de la réunion dans le business center ;
• Set d’écriture pour les participants ;
• Restauration et boissons pour les collaborateurs allant de la pause-café au menu 3 services, buffet et cocktail.

Vous souhaitez organiser un meeting professionnel impromptu dans un centre d’affaires ?

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