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Réussir l'organisation d'un séminaire, cela ne s'improvise pas !

Mettre en place un séminaire de quelques heures ou de plusieurs jours, cela n'est pas donné à tout le monde. Il est impossible de penser à tous les éléments à prendre en compte et d'anticiper toutes les étapes à prévoir pour que tout se passe pour le mieux.

Un séminaire, 3 phases dans l'organisation

Salle de séminaireL'important pour ne rien oublier et ne pas se perdre dans la préparation de l'évènement est de considérer séparement les 3 phases suivantes :

  • La pré-organisation, avant le jour-J ;
  • Le séminaire en temps réel ;
  • L'après séminaire ;

Burogest et son équipe professionnelle et habituée à ce type d'évènement sont là pour vous accompagner tout au long de ses étapes afin de vous conseiller, vous satisfaire et vous rendre l'organisation agréable.

Une bonne pré-organisation à la base du projet

Cette phase de pré-organisation comprend une partie destinée à la planification. Durant cette première étape il vous faudra définir les objectifs de votre rassemblement, ce sont les premiers critères et les plus importants. Une fois ceux-ci clairement définis, ils permettront d'établir les cibles intéressées, le sujet du séminaire, les méthodes à utiliser et les résultats souhaités.

Dans un second temps, vous pouvez maintenant vous pencher sur votre liste de participants et penser aux ressources nécessaires pour accueillir et animer votre évènement : personnel pour la présentation, durée du séminaire, réservation d'un lieu d'accueil, ressources techniques et financières. 

La troisième partie est consacrée à la communication autour de votre évènement. Elle se met en place quand la planification est terminée et que les participants ont été contacté. Elle permettra d'annoncer les détails pratiques pour que votre séminaire s'envisage de la meilleure façon pour tous.
Elle peut concerner l'envoi d'invitation ou encore la publication sur vos réseaux sociaux ou ceux de votre lieu d'accueil.

Le jour-J, tout est sous contrôle

Si vous avez bien choisi votre espace et que votre choix de prestation et d'équipement a été suffisamment étudié en amont, le jour du séminaire tout se passera bien. Veillez toutefois à prévoir les éventuels aléas (car il y en a parfois). Aléas liés par exemple à votre équipement informatique ou encore à diverses restrictions alimentaires parmi vos invités, etc.

Pour le reste, faites confiance à votre équipe d'accueil, ils savent comment satisfaire vos participants et sont là pour que votre séminaire soit un moment de plaisir et non une contrainte.

Après le séminaire, le ressenti de l'auditoire

Il est toujours intéressant de faire une analyse du déroulement de votre séminaire. Tant au point de vue de votre présentation qu'au niveau de vos attentes concernant les prestations

Cette analyse peut s'observer pendant le séminaire, en fonction des réactions de l'auditoire mais également une fois l'évènement terminé, pensez à demander l'avis de vos participants.
Cela vous permettra de mieux préparer vos prochains séminaires si les retours sont mitigés ou au contraire de vous rassurer pour les suivants si votre auditoire en ressort ravi.

N'ayez plus aucune crainte pour l'organisation de votre séminaire

Burogest met à votre disposition ses compétences en organisation et son service de catering pour que votre séminaire se déroule selon vos attentes les plus précises. Contactez-nous pour en savoir plus sur nos salles et nos formules. Nous nous ferons un plaisir proposer un service personnalisé.